Innsendelse av endringssøknader

Elektronisk søknadsskjema forenkler registreringen av søknaden i DMPs saksbehandlingssystem. Søker benytter ett søknadsskjema dersom endringssøknaden gjelder flere legemiddelformer og/eller styrker av samme preparat. Beskriv hver endring kort i søknadsskjemaets «scope» og fyll ut «present and proposed». Et fullstendig utfylt søknadsskjema gir god oversikt over de søkte endringer.

Søker velger den klassifiseringen som beskriver endringen best. For type IA og type IB markerer søker hvilke av de aktuelle vilkår(ene) som er oppfylt og hvilken dokumentasjon som er vedlagt. Når ett eller flere av vilkårene fastsatt i klassifiseringstabellen for type IA ikke er oppfylt, skal  den aktuelle endringen søkes som en IB-endring med mindre endringen ikke er spesielt klassifisert som en type II-endring. Dersom endringen ikke er listet i klassifiseringstabellen, skal søker krysse av for «z, other variation» på lavest mulig nivå. Er endringen omfattet av en artikkel 5-anbefaling, krysser søker av for artikkel 5.

Ved grupperte endringer er det viktig at søker klassifiserer hver enkelt endring i søknadskjema. I søknadsskjemaets «scope» gir søker en kort beskrivelse av hver enkeltendring og begrunner grupperingen. Dette gjelder også for søknader som inneholder flere endringer med samme klassifisering, for eksempel skal klassifiseringen C.I.4 gjentas fire ganger når søknaden inneholder fire C.I.4 endringer. Oppgi gjerne dokumentasjonen som ligger til grunn for endringen i søknadsskjemaets «scope».

Relevant veiledning:

• Kommisjonens veiledning til prosedyrene, inkludert Annex med kommisjonens klassifiseringstabell hvor angivelse av betingelser og dokumentasjonskrav inngår
• CMDh artikkel 5 vurderinger av uklassifiserte endringer (benyttes også for nasjonale endringssøknader)

• CMDhs veiledninger vedrørende endringer

• CMDhs spørsmål og svar vedrørende endringsforordningen

Nasjonal prosedyre (NP)

For produkter godkjent i nasjonal prosedyre skal søker vedlegge norsk produktinformasjon dersom det søkes om endringer i denne. Bruk funksjonen spor endringer for å markere endringer i forhold til sist godkjente tekst. Pågår andre endringer samtidig for preparatet, skal søker ikke inkludere disse i teksten. Det er ikke nødvendig å attestere produktinformasjon.

Er det behov for å oppdatere produktinformasjonen til gjeldende QRD templat, kan søker gjøre dette samtidig. Skal kun pakningsvedlegg eller merking oppdateres, er dette klassifisert som en 61(3)-notifikasjon for legemidler til mennesker. Søker kan med fordel sende inn artikkel 61(3)-notifikasjoner sammen med en endringssøknad. 

Gjensidig anerkjennelsesprosedyre (MRP)

For type II- endringer i MRP sender Direktoratet for medisinske produkter ut en e-post etter prosedyreslutt, med informasjon om innsending av norsk produktinformasjon. Det er viktig at nettopp denne e-posten blir besvart uten å endre emnefeltet for at svaret skal bli registrert på riktig sak.

Vi ønsker preparatomtale, pakningsvedlegg og merkingstekst innsendt som separate Word-filer med alle endringer markert med «spor-endringer». Vennligst bruk riktig versjon av QRD-templatet, se informasjon om templater.

DMP godkjenner norsk merkingstekst ved endringer i common merkingstekst. Ved vesentlige endringer i design og/eller layout skal mock-ups sendes inn. DMP kan be om å få tilsendt oppdaterte mock-ups når det er nødvendig.

Sentral prosedyre (CP)

Direktoratet for medisinske produkter henviser til EMA for norsk produktinformasjon. DMP vil implementere endringer fortløpende i våre databaser. Det er ikke behov for å sende inn sist godkjente versjon av norsk produktinformasjon i word-format. For enkelte endringer vil DMP etterspørre nødvendig informasjon for å kunne oppdatere databasene, for eksempel ved nye pakningsstørrelser.

Type IA- og IB-endringer skal inneholde dokumentasjon i henhold til klassifiseringstabellens krav.

Type II-endringer skal være diskutert i en ekspertrapport. En slik rapport bør være en kritisk gjennomgang av datagrunnlaget. Legg ved referanser som originalartikler og rapporter fra relevante studier. Tilleggskrav forekommer ved enkelte type II-endringer.

Nasjonale endringer kan grupperes på tvers av preparater- også for type IB og type II.

Generell informasjon om gruppering av endringer finnes i Annex III til Endringsforordningen, Chapter 7 - CMDh Best practice guide on worksharing, worksharing for veterinære legemidler og Examples of acceptable and non-acceptable groupings for MRP procedures. 

Beregning av antall tekstendringer søkt under endringskategori C

Ett dokumentasjonsgrunnlag (f.eks. en klinisk studie) = én endring. Dokumentasjonsgrunnlaget er den dokumentasjonen eller de referansene som brukes for å avgjøre om et emne skal inkluderes i produktinformasjonen. En bivirkning kan f.eks. være basert på både spontanrapporter og to litteraturartikler. Til sammen regnes dette som ett dokumentasjonsgrunnlag for den aktuelle endringen.

Utfordringene oppstår ofte i forbindelse med grupperte type II-endringssøknader etter gjennomgang av «company core data sheet» (CCDS). MT-innehavere kan ikke inkludere flere oppdateringer i CCDS og deretter sende inn én enkelt endring for å implementere informasjonen i produktinformasjonen. CCDS alende er ikke et dokumentasjonsgrunnlag, men gir ofte referanser som kan brukes som dokumentasjon. Dersom det er gjort en separat vurdering av om et emne skal inn i CCDS, så skal hver slik vurdering anses og søkes som én endring 

Det er ikke akseptabelt at MT-innehavere for generiske legemidler venter til referanseproduktet (refMP) har implementert flere tekstendringer og deretter samler disse i én enkelt endringssøknad for å oppdatere produktinformasjonen. Ved endringssøknad under kategori C.I.2 forventes det at MT-innehaver vurderer et sannsynlig antall datagrunnlag brukt ved oppdatering av referanseproduktet og grupperer søknaden deretter. Se spørsmål 4.19 i CMDhs spørsmål og svar om endringer. 

Elektronisk søknadsskjema forenkler registreringen av søknaden i DMPs saksbehandlingssystem. Søker benytter ett søknadsskjema dersom endringssøknaden gjelder flere legemiddelformer og/eller styrker av samme legemiddel. Beskriv hver endring kort i søknadsskjemaets «scope» og fyll ut «present and proposed». Et fullstendig utfylt søknadsskjema gir god oversikt over de søkte endringene.

Søker velger den klassifiseringen som beskriver endringen best. Det skal fremgå i søknadsskjemaet hvilke(t) vilkår som er oppfylt og hvilken dokumentasjon som er vedlagt. Dersom endringen fører til følgeendringer, bør det foreligge en beskrivelse av følgeendringene i søknadsskjemaet. Ved grupperte endringer er det viktig at søker klassifiserer hver enkelt endring i søknadskjema. I søknadsskjemaets «scope» gir søker en kort beskrivelse av hver enkelt endring og begrunner grupperingen. Dette gjelder også for søknader som inneholder flere endringer med samme klassifisering, for eksempel skal klassifiseringen G.I.4 gjentas fire ganger når søknaden inneholder fire G.I.4 endringer. Oppgi gjerne dokumentasjonen som ligger til grunn for endringen i søknadsskjemaets «scope».

For VNRA-endringer bør følgende administrative informasjon legges inn i UPD: endringskode, berørt(e) produkt(er), innsendelseskommentar, implementeringsdato og bekreftelse på at dokumentasjonskrav og betingelser er oppfylt. Følgebrev kan legges ved. Innsendelseskommentaren bør blant annet bestå av beskrivelse for endringen, «present and proposed», OMS org og loc ID, e-postadresse til MT-innehavers kontaktperson og prosedyrenummer for VRA-endring dersom innsendt VNRA er en følgeendring av VRA. Dersom ett/flere vilkår eller dokumentasjonskrav for en VNRA-endring ikke er oppfylt, kan den aktuelle endringen søkes som VRA-endring under egnet z-kategori.

Søker vedlegger norsk produktinformasjon dersom det søkes om endringer i disse. Vi ønsker preparatomtale, pakningsvedlegg og merkingstekst innsendt som separate Word-filer. Bruk funksjonen spor endringer for å markere endringer i forhold til sist godkjente tekst. Word-versjoner med sporede endringer og rene PDF-versjoner vedlegges søknaden. Pågår andre endringer samtidig, skal søker ikke inkludere disse i teksten.

DMP godkjenner norsk merkingstekst ved tekst-endringer i merkingsteksten. Ved endringer i design og/eller layout skal mock-ups sendes inn. DMP kan be om å få tilsendt oppdaterte mock-ups når det er nødvendig.

Oppdatering av produktinformasjonen til gjeldende QRD templat skal søkes som en VRA G.I.18 endring. Det anbefales at denne endringen grupperes med andre VRA G-endringer. Skal kun pakningsvedlegg eller merking oppdateres, er dette klassifisert som en VRA G.I.15.z endring. Dersom endringen kun gjelder oppdatering av lokal representant i pakningsvedlegget, kan søker sende inn VNRA C.10.a.

• VRA- og VNRA-endringer skal inneholde relevant dokumentasjon, inkludert dokumentasjon i henhold til klassifiseringstabellens krav.
• VRA-endringer skal være diskutert i en ekspertrapport. En slik rapport bør være en kritisk gjennomgang av datagrunnlaget. Legg ved referanser som originalartikler og rapporter fra relevante studier. Det er unntak for ekspertrapport ved endringer for å oppdatere SPC etter en etterfølgende anerkjennelsesprosedyre, endringer kun for å oppdatere produktinformasjon til QRD-templat i henhold til EU-forordning 2019/6 og endringer som følger en redusert (R) tidtabell som angitt i EU-forordning 2019/6.
• En kopi av anbefaling for klassifisering av endring fra CMDv legges ved der relevant.

For VNRA-endringer lastes dokumentasjonen opp i UPD som en .zip-fil

Gruppering er kun mulig for VRA-endringer.

Nasjonale endringer kan grupperes på tvers av preparater for VRA-endringer. Generell informasjon om gruppering av endringer finnes i EU-forordning 2019/6, CMDv Best practice guide for variations requiring assessment og CMDv Best practice guide for worksharing.