Til hovedinnhold Direktoratet for medisinske produkter Direktoratet for medisinske produkter

Krav til dokumentasjon i søknad om klinisk utprøving

Publisert:

|

Oppdatert:

Endringer

Innhold på siden

    All dokumentasjon tilknyttet en ny søknad om klinisk utprøving (både multinasjonal- og mononasjonalstudier) sendes samlet inn via CTIS. I Norge, vil Direktoratet for medisinske produkter og Regional komité for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk ved komiteene for klinisk utprøving av legemidler og medisinsk utstyr (REK KULMU) gjøre en felles vurdering av søknaden og utstede et felles nasjonalt vedtak.

    Sjekkliste for søknadsdokumentasjon

    Annex I til forordningen (CTR) inneholder en sjekkliste for hvilken dokumentasjon som skal medfølge den første søknaden som skal sendes inn via CTIS. I CTIS er dokumenter som er obligatoriske for at det skal være teknisk mulig å levere søknaden, angitt med (*).

    Følgebrev

    Følgebrevet skal spesifisere EU CT-nummeret og “Universal Trial Number" og gjøre oppmerksom på alle trekk som er spesielle for den kliniske studien. For informasjon om hvilke opplysninger som skal inkluderes, se Annex I, del B. cover letter, i forordningen (CTR).

    Dersom følgebrevet inneholde skriftlig signaturer (wet ink) eller annen personlig informasjon, skal det lastes opp to versjoner av dokumentet; en versjon som er sladdet og markert med "for publication" i CTIS, og en versjon som ikke er sladdet og markert med "not for publication". Det er sponsors ansvar å sørge for at riktig versjoner er innsendt i CTIS.

    Vi ber om at fakturainformasjon lastes opp under "Proof of Payment of fee" under “Form", del I av søknaden i CTIS, og ikke i følgebrevet.

    EU søknadsskjema

    Riktig utfylt EU-søknadsskjema i CTIS

    Studieprotokoll og protokollsynopsis

    Studieprotokollen skal beskrive formål, design, metode, statistiske vurderinger, formål og en beskrivelse av hvordan utprøving skal gjennomføres.

    Protokollen må være i et søkbart format, ikke skannede bilder. Annex I, avsnitt D til forordningen beskriver hva som skal inngå i en studieprotokoll.

    Det er ikke nødvendig å legge ved en signert versjon av protokollen, men signerte versjoner må dokumenteres både hos både utprøver og sponsor, i henhold til ICH-GCP. Et sammendrag av studien (protokollsynopsis) skal legges ved søknaden. Sammendraget må være på norsk, og bør kunne forstås av en lekperson. Det bør ikke være lengre enn to A4-sider. Mer informasjon om hva en protokollsynopsis skal inneholde finnes under punkt 5.8, Questions and Answers Document - Regulation (EU) 536/2014.

    Dersom det skal benyttes studiemateriale som rettes mot studiedeltakere, for eksempel spørreskjemaer, intervjuguider og lignende og er knyttet opp mot studiens endepunkter, skal disse lastes opp under “Part I"- “Protocol information" av søknaden. Studiemateriale skal være på engelsk.

    Investigator's Brochure (IB) er en sammenstilling av kliniske og pre-kliniske (non-clinical) data om utprøvingspreparat(ene) i en klinisk utprøving. Annex I, avsnitt E til forordningen beskriver hva som skal inngå i en IB.

    Dersom utprøvingspreparat er autorisert og brukes i samsvar med markedsføringstillatelsen, er det tilstrekkelig å sende inn preparatomtalen (SmPC). Dersom utprøvingspreparat er godkjent i flere EU-medlemsland, og medlemslandene som er inkludert i søknaden har ulike preparatomtaler, skal sponsor velge det preparatomtalen som best ivareta pasientsikkerheten.

    Kvalitetsdokumentasjon for utprøvingspreparatene / Good Manufacturing Practice (GMP)

    Annex I, avsnitt F til forordningen angir hvilken GMP-dokumentasjon som skal legges ved søknaden. Annex I, avsnitt G og H viser hva som skal inngå i kvalitetsdokumentasjonen for utprøvingspreparatene, inkludert placebo og tilleggsmedisiner (Auxiliary Medicinal Products - AxMPs).

    Investigational Medicinal Product Dossier (IMPD)

    Annex I, avsnitt G til forordningen angir hvilken informasjon/dokumentasjon skal legges ved IMPD for hvert utprøvingslegemiddel, inkludert placebo og tilleggslegemidler (AxIMPs).

    I CTIS, skal dossieren lastes opp i to deler:

    • IMPD – Quality (Inneholder kommersielt konfidensiell informasjon, vil ikke publiseres)

    • IMPD – Safety and Efficacy (vil publiseres)

    For mer informasjon om hva som skal inngå i en IMPD, se "Requirements to the chemical and pharmaceutical quality documentation concerning investigational medicinal products in clinical trials"

    Vitenskapelig rådgivning og pediatrisk utviklingsprogram (PIP)

    Dersom det er innhentet vitenskapelig råd (Scientific Advice) fra EMA eller et medlemsland i forbindelse med den kliniske utprøvingen, skal en kopi av sammendraget av myndighetenes uttalelse legges ved.

    Dersom utprøvingen er en del av et pediatrisk program, skal en kopi av Paedriatric Committee Final Summary Report for Paedriatric Investigational Plan (PDCO FSR for PIP) legges ved søknaden.

    Merking

    Merking av legemidler som brukes i kliniske studier skal være merket i henhold til kapittel X, artikkel 66 til 67, Annex VI, seksjoner A-D i forordningen. Se også Europakommisjonens: Detailed Commission guidelines on good manufacturing practice for investigational medicinal products for human use, pursuant to the second subparagraph of Article 63(1) of Regulation (EU) No 536/2014 " Section 6.6, Labelling.

    For merking av radioaktive legemidler, se artikkel 68 i forordningen.

    Legemidler som skal brukes i kliniske utprøvninger i Norge må ha norsk merking.

    For studielegemidler (IMP og AxMP) med markedsføringstillatelse, som skal brukes i ublindende studier og i henhold til preparatomtalen (SmPC), er det ikke krav om tilleggsmerking.

    Del II – Hva skal søknaden inneholde?

    Del II inneholder dokumentasjon som er tilpasset hvert enkelte medlemsland (Samtykkeskriv, rekruttering og personvern, kompensasjon til forsøkspersoner, forsikring, bruk av biologisk materiale, osv.)

    For oversikt over krav til del II av søknaden, vennligst se nettsidene til Etikkomiteen (REK KULMU).

    Gode tips angående søknadsprosessen

    Søknadsprosessen I CTIS

    Søknad og søknadsdokumentasjon/vedlegg

    1. Søknaden må være komplett. Det er viktig at du setter deg nøye inn i kravene til søknaden som er i henhold til forordningen.

    2. Søknaden må legges korrekt inn i CTIS. Informasjon som legges inn i feltene i søknadsskjema (strukturert data) må samsvare med søknadsdokumentasjonen, f.eks. versjonsnummer, versjonsdato, studieinformasjon osv.

    3. Dokumenter med personlig informasjon (f.eks. Dokumenter med “Wet ink" signatur) eller forretningshemmeligheter skal lastes opp i CTIS som «not for publication». Sladdet versjoner lastes opp som «for publication». For ytterligere hjelp, se CTIS online modular training programme, module 10.

    4. Det oppfordres til å navngi søknadsdokumentasjon i henhold til “Naming Convention Guideline"

    Følgebrev

    1. Følgebrevet må skrives i henhold til kravene i forordningen (se Annex I, del B). “Questions and Answers Document - Regulation (EU) 536/2014" dekker også spørsmål angående følgebrev.

    2. Følgebrevet skal angi plasseringen til Reference Safety Information (RSI) i søknadsdokumentasjon.

    3. Dersom søknaden er en re-innsendelse (resubmission) av en tidligere trukket eller lapset søknad, skal det angis både det nye og det gamle EU CT-nummer. Det skal også opplyses om endringer som er gjort med den nye søknaden i forhold til den gamle. Dersom det er noen uløste spørsmål fra myndighetene, skal disse svares ut som vedlegg til følgebrevet.

    Spørsmål til søker / Request For Information (RFI)

    1. Søker kan motta spørsmål (RFI) i forbindelse med både valideringsfasen og vurderingsfasen av en søknad.

    2. Merk at det ikke sendes ut epostvarsler når spørsmålene blir sendt av myndighetene, søkere må selv inn CTIS og følge med.

    3. Det er ikke teknisk mulig å forlenge fristen for å besvare en RFI. Ved overskridelse av fristen blir søknadsprosessen avbrutt/lapset og søker må sende inn søknaden på nytt (som en re-innsendelse/resubmission).

    4. Dersom søknadsdokumentasjonen (f. eks protokollen) må oppdateres som følge av RFI, må det lastes inn en ny versjon i den opprinnelige delen av søknaden. For ytterlige informasjon om hvordan dette gjøres, vennligst se «Handbook for Clinical Trial Sponsors». Punkt 7.5.

    5. Oppdaterte søknadsdokumentasjon må legges ved, i både “track changes" og «ren» versjon, slik at alle endringer i dokumentasjon kommer tydelig fram.

    Transisjonssøknader

    1. For multinasjonale studier, skal søker bekrefte i følgebrevet at all fellesdokumentasjon innsendt under del I av søknaden er det samme som den siste godkjente versjonen i de respektive deltakerlandene, ved transisjon.

    2. For multinasjonale studier, skal søker fylle ut erklæringsskjemaet som finnes i “Best Practice Guide for sponsors of transition multinational clinical trials" Skjemaet legges ved Cover Letter"-delen av søknaden.

    Tekniske problemer

    1. DMP har ikke tilgang til “Sponsor Workspace" og kan ikke hjelpe deg med tekniske spørsmål om CTIS. Dersom du får noen tekniske utfordringer i forbindelse med bruk av CTIS, må du ta kontakt med EMA Service Desk.

     

     

    Aktuelle lenker

    Kontakt oss

    Enhet for klinisk utprøving og innovasjon

    22 89 77 00

    klut@dmp.no