Veiledning om håndtering av kvalitetssvikt på legemidler

For å sikre at legemidler på markedet har riktig kvalitet og effekt er det strenge krav til produksjon og distribusjon av legemidler. Likevel kan det oppstå hendelser som påvirker legemidlenes kvalitet og sikkerhet og kan utgjøre en helserisiko. Ved mistanke om eller påvist kvalitetssvikt kan det være nødvendig å tilbakekalle et legemiddel fra ett eller flere ledd i distribusjonskjeden for å raskt stoppe videre salg og bruk.

Denne veiledningen erstatter tidligere rundskriv 11/2001.

DMPs rolle

DMP bistår aktørene i distribusjonskjeden med å forstå gjeldende regelverk og gir råd om risikoklassifisering og hvilke markedstiltak som er nødvendige i kvalitetssviktsaker.

Ved melding om kvalitetssvikt vurderer DMP all innsendt dokumentasjon. I samarbeid med aktøren vurderer vi om kvalitetssvikten kan utgjøre en helserisiko, og om en tilbakekalling kan medføre legemiddelmangel eller leveringsvansker. I visse tilfeller må nytten av legemidlet veies opp mot risikoen ved å bruke produktet, og det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å godta distribusjon av legemidler med kvalitetssvikt.

DMP har myndighet til å overprøve aktørenes beslutninger og kan fatte vedtak om tilbakekalling fra markedet dersom vi anser det som nødvendig.

DMP bistår med varsling gjennom media hvis kvalitetssvikten vurderes som alvorlig og krever tilbakekalling fra sluttbruker/pasient.

DMP samarbeider med andre myndigheter i Europa og resten av verden om varsling av kvalitetssvikt på legemidler via rapid alert-nettverket. Samarbeidet omfatter også varsling ved mistanke om forfalskede legemidler. DMP er ansvarlig for å informere andre EU/EØS-land om alvorlig kvalitetssvikt eller forfalskninger oppdaget i Norge. 

Hvem skal melde kvalitetssvikt til DMP

Tilvirkere, grossister og MT-innehavere skal informere DMP om påvist eller mistenkt kvalitetssvikt

• som kan utgjøre en risiko eller ulempe for sluttbrukeren av et legemiddel tiltenkt det norske markedet, eller
• som kan påvirke leveringssituasjonen til Norge.

Norske tilvirkere som oppdager kvalitetssvikt på et av sine legemidler (inkludert API og intermediater) skal informere DMP, uavhengig av om legemiddelet er tiltenkt det norske eller utenlandske markedet.

Hva skal meldes til DMP

Kvalitetssvikt på legemidler

• Tilfeller der det er påvist at kvaliteten på et legemiddel til human eller veterinær bruk frigitt for salg ikke er i overensstemmelse med markedsføringstillatelsen (MT).
• Tilfeller der et legemiddel på godkjenningsfritak (uten markedsføringstillatelse) ikke har forventet kvalitet, inkludert at det ikke tilfredsstiller tilvirkers spesifikasjoner.
• Kvalitetssvikt oppstått ved tilvirkning av multidose og endose.
• Kvalitetssvikt oppstått ved apotektilvirkning av legemidler.

Kvalitetssvikt i distribusjonskjeden

• Tyveri av legemidler fra apotek, grossist, MT-innehaver eller tilvirker, inkludert tyveri under transport.
• Avvik som har oppstått i aktiviteter omfattet av grossist- eller tilvirkertillatelsen. Dette inkluderer avvik under transport, som kan medføre, eller har medført brudd på leveringsplikten, tilbakekalling eller legemiddelmangel.
• Betydelig tap og svinn av narkotika, for eksempel ved tyveri, brekkasje, brannskade, vannskade o.l., skal umiddelbart meldes til DMP i henhold til Narkotikaforskriften § 15 og Apotekforskriften § 33. 

Tilbakekalling av legemidler

Tilbakekalling (stans i distribusjon) av legemidler i Norge skal meldes til DMP.

Norske tilvirkere som tilbakekaller legemidler, skal melde dette til DMP uavhengig av om legemiddelet er produsert for det norske eller det utenlandske markedet. DMP skal motta informasjonen fortrinnsvis i forkant av tilbakekallingen, eller senest samtidig som informasjon sendes til relevante ledd i distribusjonskjeden. 

Andre meldepliktige hendelser som ikke defineres som kvalitetssvikt

Dersom kvalitetssvikten oppdages før legemidlet er frigitt for salg av QP, kan man for legemiddel med norsk MT søke DMP om å gjøre batchspesifikke unntak. Dette gjelder kun i tilfeller der godkjennelse for én batch eller noen få batcher er nødvendig for å kunne levere legemiddelet til markedet og unngå legemiddelmangel. 

Melding om mistenkte eller bekreftede forfalskninger av legemidler på det norske markedet eller tilvirket av norsk produsent for andre markeder, håndteres som beskrevet under Melding om mulig forfalsket legemiddel.

Rapportering av bivirkninger av legemidler håndteres som beskrevet under Bivirkningsmelding og Bivirkningsregisteret - Direktoratet for medisinske produkter.

Hvordan melde en kvalitetssvikt

Meldeskjema for kvalitetssvikt

MT-innehavere og tilvirkere skal melde om kvalitetssvikt til DMP ved bruk av standardiserte meldeskjema:

• For sentralt godkjente legemidler: Bruk EMAs meldeskjema og send både til EMA og DMP. Se mer informasjon om innmelding og meldeskjema på EMAs nettsider.
• For andre legemidler og kvalitetssvikt i distribusjonskjeden: Bruk DMPs meldeskjema - se nedenfor.

 

Utfylt meldeskjema sendes til DMP på e-post rapidalert@dmp.no.

Kvalitetssvikt ved apotekfremstilte legemidler skal meldes til DMP som beskrevet under Veiledning vedrørende avvik ved apotektilvirkning.

For å kunne vurdere en kvalitetssvikt og foreslåtte tiltak må meldingen inneholde følgende:

• Beskrivelse av kvalitetssvikten og hvilke undersøkelser som er utført, samt resultatet av disse.
• Vurdering av risiko for pasienter (Health Hazard Assessment).
• Rotårsaksanalyse (Root Cause Analysis).
• Beskrivelse av korrigerende og forebyggende tiltak (CAPA). Hvis det er opprettet en tiltaksplan skal den inneholde tidsfrister for implementering av tiltak.
• Redegjørelse for ønskede markedstiltak. Hvis ingen markedstiltak anses nødvendig, skal dette begrunnes. Hvis tilbakekalling vurderes som et aktuelt markedstiltak, må tilbakekallingsnivå oppgis.

Mye av informasjonen vil inngå i meldeskjema, andre dokumenter kan sendes i separate vedlegg. Dokumentasjonen kan være midlertidig hvis ikke all informasjon foreligger ved innmelding. Dokumentasjon skal ettersendes så snart den foreligger, og senest innen 30 dager. 

Vi lukker saken når det foreligger en sluttrapport og når alle tiltak er gjennomført. 

Klage på legemidler/reklamasjoner

Pasienter, leger, veterinærer eller annet helsepersonell som mistenker kvalitetssvikt eller feil ved et legemiddel, skal reklamere på produktet ved å:

1. henvende seg til det apoteket eller butikken man kjøpte legemiddelet. De vil videreformidle reklamasjonen til MT-innehaver eller leverandør direkte eller via sin grossist.
2. alternativt kontakte MT-innehaver eller dens representant direkte. Kontaktinformasjon er oppgitt i legemidlets pakningsvedlegg.

For å sikre grundig undersøkelse, må følgende informasjon være tilgjengelig: produktnavn, pakningsstørrelse, styrke og batch/lotnummer

Ofte vil tilvirker eller MT-innehaver be om både bilder og originalpakningen for å gjøre grundige undersøkelser.

Innmelder skal få tilbakemelding om resultatet av undersøkelsene.

DMP kan kontaktes for bistand hvis det ikke oppnås kontakt med MT-innehaver, dens representant eller leverandør, eller ved manglende tilbakemelding fra disse.

DMP behandler ikke reklamasjoner på legemidler fra publikum eller helsetjeneste.

Alle aktører som selger legemidler, skal føre oversikt over mottatte klager/reklamasjoner på legemidler de har solgt. 

Kontaktinformasjon

E-post: rapidalert@dmp.no

Ved behov for å ringe i DMPs åpningstid benyttes direktenummer 922 85 268 eller telefonnummer til sentralbord 22 89 77 00, som vil sette over til vakthavende saksbehandler. Også ved telefonkontakt skal informasjon oversendes skriftlig.

Ved behov for å melde alvorlige kvalitetssviktsaker som haster utenom DMPs åpningstid, kan direktør i DMP kontaktes telefon 909 49 257.

Tiltak som følge av kvalitetssvikt

Tilvirkere, grossister og MT-innehavere er ansvarlige for å iverksette tiltak ved mistanke om eller påvist kvalitetssvikt. Korrigerende og forebyggende tiltak skal baseres på utredning av rotårsak og vurdering av pasientrisiko.

Behov for markedstiltak må vurderes utfra hvor alvorlig kvalitetssvikten er, pasientrisiko og fare for legemiddelmangel.

De vanligste markedstiltakene inkluderer tilbakekalling av produktet, utarbeidelse av «Kjære helsepersonellbrev» eller publisering av nyhetssak på dmp.no.

Tilbakekalling

Et legemiddel kan tilbakekalles på tre ulike nivåer:

• Grossistnivå (kun fra grossistleddet)
• Apoteknivå (fra grossist og apotek, og i enkelte tilfeller også sykehusposter)
• Pasientnivå (fra grossist, apotek, sykehusposter, sykehjem og pasienter)

Nivået på tilbakekallingen vurderes ut fra kvalitetssviktens klassifisering og pasientrisiko.

Tabell 1. Veiledende klassifisering av kvalitetssvikt og nivå på tilbakekalling

Tabell som viser veiledende klassifisering av kvalitetssvikt og nivå på tilbakekalling

Klassifisering	Risiko for pasient	Nivå på tilbakekalling	Frist for når varsel skal være mottatt av alle aktuelle distribusjonsledd
Klasse 1	Potensielt livstruende, eller kan utgjøre en alvorlig helserisiko	Pasientnivå	Umiddelbart - uten opphold
Klasse 2	Kan forårsake sykdom/skade eller feilbehandling	Apoteknivå   eller Pasientnivå	24 timer
Klasse 3	Sannsynligvis ingen skadelige virkninger	Grossistnivå eller Apoteknivå eller Ingen tilbakekalling nødvendig	2 virkedager

 

Tilvirker, grossist og MT-innehaver er ansvarlig for å informere alle sine kunder dersom en eller flere batcher av et legemiddel tilbakekalles på bakgrunn av kvalitetssvikt. De skal sørge for at tilbakekallingen mottas av nødvendige ledd i distribusjonskjeden, inkludert kunder i tredje land.

En melding om tilbakekalling skal være utformet slik at mottaker ved behov kan videresende den i sin helhet til sine kunder for å unngå tidstap. Meldingen skal være tydelig merket «Tilbakekalling» og minimum inneholde følgende informasjon:

1. Informasjon om melder:

Navn på virksomhet, adresse og kontaktinformasjon; e-post og telefonnummer

2. Produktinformasjon: 

Varenummer, legemiddelnavn, virkestoff og styrke, legemiddelform, pakningsstørrelse og batchnummer

3. Årsak til tilbakekalling, omfang og ønsket håndtering av produkt: 

• Beskrivelse av feil/årsak for tilbakekallingen
• Konsekvenser/faremomenter/vurdering av risiko for pasienter
• Omfang: antall pakninger bekreftet / mistenkt omfattet/levert/distribuert
• Klassifisering og nivå på tilbakekalling (se tabell 1 for veiledning)
• Ønsket håndtering av tilbakekalt produkt; destruksjon lokalt eller retur til grossist/MT-innehaver
• Informasjon om konsekvenser og håndtering relatert til FMD, hvis relevant

Når en virksomhet mottar melding om tilbakekalling, skal produktene umiddelbart settes i karantene og håndteres som beskrevet i meldingen. Kunder skal videre informeres på det nivå som er bestemt i tilbakekallingen og innen frister gitt i Tabell 1.

Tilbakekalling fra apotek i Norge skal ivaretas av grossisten som har distribuert varen i Norge. Hvis flere av apotekgrossister har distribuert produktet, koordineres utsendelse av tilbakekallingen av én av apotekgrossistene i henhold til gjeldende avtale.

Virksomheter som selger legemidler til butikk (LUA-utsalg), eller som selv distribuerer legemidler direkte til apotek uten å bruke  de tre store apotekgrossistene, må selv ha et system for varsling og tilbakekalling.

Oppfølging av tilbakekalling:

En tilbakekalling skal følges opp av MT-innehaver/tilvirker/grossist med en sluttrapport. Sluttrapporten skal sendes til DMP senest innen 30 dager etter tilbakekallingen ble igangsatt, og bør minimum inneholde følgende:

• Kort oppsummering av hendelsesforløpet og tilbakekallingen.
• Kort beskrivelse av hvilke undersøkelser som ble utført, samt resultatet av disse.
• Resultater fra rotårsaksanalyse (Root Cause Analysis).
• Beskrivelse av hvilke korrigerende og forebyggende tiltak (CAPA) som ble gjennomført eller er planlagt, inkludert tidsfrister for gjennomføring.
• Produktregnskap for batchen som er tilbakekalt, helst vist i tabellformat. Regnskapet skal vise tydelig hvor mange enheter som var omfattet av tilbakekallingen og distribusjonen av disse (lagerbeholdning på eget lager, 3P-lager, lagerbeholdning hos norske grossister og apotek (hvis kjent). I tillegg skal regnskapet vise antall enheter ev. returnert og destruert fra respektive apotek og grossister/lagre.
• Kopi av destruksjonsbevis for destruerte enheter
• Bekreftelse på at batchen er utmeldt fra EMVS-databasen

Punktene ovenfor kan også inkluderes i en fullstendig avviksrapport eller undersøkelsesrapport/final investigation report.

Kjære helsepersonellbrev (DHPC)

Et «Kjære helsepersonell-brev» er et informasjonsskriv rettet direkte mot helsepersonell. Brevet utarbeides av MT-innehaver i samarbeid med nasjonale myndigheter og eventuelt EMA, og skal sendes ut i henhold til frister satt i kommunikasjonsplan.

Brev som sendes ut til norsk helsepersonell skal være oversatt til norsk. Bruk mal for kjære helsepersonell-brev ved kvalitetssvikt og send til rapidalert@dmp.no. Legg ved original engelsk versjon (der relevant) og kommunikasjonsplan med tidsfrister.

DMP kommenterer på innhold og norsk oversettelse, men godkjenner ikke brevene.

Endelig versjon av kjære helsepersonell-brev skal distribueres til helsepersonell i pdf-format av MT-innehaver som beskrevet på dmp.no.

DMP publiserer kjære helsepersonell-brev på sine nettsider i saker der dette er hensiktsmessig. Se oversikt over publiserte brev. 

Nyhetssak

En nyhetssak kan brukes for å nå ut til berørte sluttbrukere og grupper av helsepersonell, gjerne i forbindelse med tilbakekalling på pasientnivå. Teksten utarbeides av DMP i samarbeid med MT-innehaver og publiseres på dmp.no. Se nyhetsoversikt nederst på denne siden.

Både nyhetssaker og DHPC kan kobles opp mot varsel i FEST der hensiktsmessig. Informasjonen vil være synlig i legenes journalsystemer og i Felleskatalogen. 

Generelle krav til grossister, tilvirkere og MT-innehavere:

Rutine for håndtering av kvalitetssvikt og tilbakekalling

Virksomheten skal ha en skriftlig prosedyre/rutine for registrering og behandling av mottatte meldinger om mistenkt eller påvist kvalitetssvikt på legemidler, inkludert rutiner for tilbakekalling.

Meldingene skal behandles av en person som er utpekt av ledelsen. Ansvaret skal være nedfelt i stillingsinstruks, og vedkommende skal ha en fast stedfortreder slik at det alltid (24/7) er noen som kan behandle meldinger om kvalitetssvikt.

Meldinger om kvalitetssvikt skal videreformidles til MT-innehaver, tilvirker eller leverandør slik at undersøkelser kan igangsettes.

Dersom undersøkelsene viser at det foreligger en kvalitetssvikt, skal DMP informeres. Hvis det ikke oppnås kontakt med MT-innehaver eller leverandør, eller ved manglende tilbakemelding fra disse, kan DMP kontaktes for bistand. Dette gjelder uavhengig av om legemiddelet har markedsføringstillatelse eller ikke.

Kontroll av tilbakekallingsrutinen (mock recall)

DMP forventer at effektiviteten av egne tilbakekallingsrutiner kontrolleres årlig. Følgende bør minimum inngå i en slik kontroll:

• Gjennomgang av egen rutine/prosedyre/SOP
• Gjennomgang av DMPs veiledning om håndtering av kvalitetssvikt på legemidler
• Sjekk av at egne interne kommunikasjonsrutiner gir ønsket respons
• Sjekk av at kontaktinformasjonen til eksterne samarbeidspartnere er oppdatert og fungerer.
  • Kontaktinformasjon til DMP kontrolleres ved å sjekke at intern prosedyre er oppdatert med gjeldende kontaktinformasjon fra DMPs nettside.
  • DMP skal ikke kontaktes for verifisering.
• Sjekk av at man ved et tenkt scenario for tilbakekalling kan spore alle berørte produkter og/eller batcher 

En sluttrapport skal utarbeides i etterkant av øvelsen. Rapporten skal minimum inneholde:

• en konklusjon
• beskrive nødvendige endringer eller forslag til forbedringer.

Rapporten skal arkiveres av virksomheten og skal kunne framvises ved tilsyn fra DMP.

 

---

---